校内各单位：

新冠肺炎疫情暴发以来，湖北幼专人积极投入疫情防控工作，形成了大量有价值的文字、照片、录音、录像、电子和实物等材料。根据上级相关文件要求，为扎实做好我校新冠肺炎疫情防控档案收集和征集归档工作，全面保存学校奋力抗击疫情的珍贵记录，做到应收尽收、应归尽归。现将有关事项通知如下。

一、收集和征集范围

新冠肺炎疫情防控档案是指国家机构、社会组织以及个人在新型冠状病毒肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。凡是在本次疫情防控工作中直接形成的具有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均纳入收集和征集归档范围。具体包括：

1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；

2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；

3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；

4.学校各单位成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件资料；

5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、议程、决议、纪要、音视频和图片资料等；

6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料等；

7.临时性新建的新冠肺炎隔离点在建设过程中形成及新冠肺炎疫情防控救治工作过程中形成的文件材料；

8.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单，工作过程中产生的文件材料；

9.学校和各单位、个人向疫区捐赠财物的凭证、记录；

10.新冠肺炎疫情防控过程中，接收社会各界向我校捐赠物资和资金的相关资料；

11.学校和各单位在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片（含小视频）等各类宣传材料、文化作品；

12.以防疫抗疫为主题创作的文学作品(书法、绘画、摄影、音乐、朗诵等艺术作品)和微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）；

13.新冠肺炎疫情防控过程中，特别是作出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等。包括参加志愿活动、通过网络为湖北等地募集抗疫物资、参加家庭所在地政府或社区疫情防控工作、在学校和社区为师生和居民提供服务的志愿者，各校区宣传、安保、医务、后勤等抗疫一线职工的工作资料（含文字材料、图片、声像等）、心得体会、抗疫日记、请战书、书信、防护用品等；

14.广大师生共克时艰、互助奉献、联防联控、共塑社会公德、倡导文明新风的文字材料、照片、音视频等；

15.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视音像、网页截屏等）；能够呈现某一专门主题，如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家陆离、网上教学等情况的文字、图片、音视频资料等；

16.在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料。

二、收集和征集时间

学校办公室将于5月12日集中收取各单位或个人收集和征集的疫情防控档案资料（含实物），移交地点在葛店校区图书馆七楼档案室。后期形成的档案资料再另行收集和征集。

三、收集和征集方式

1.收集。学校新型冠状病毒疫情防控工作办公室为归档牵头部门，负责本机构及各专项组疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作；各单位档案负责人和兼职档案员，负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

2.征集。对散存在社会上的上述材料，档案室将采取无偿捐赠方式进行征集。

四、相关要求及说明

1.提高工作站位，充分认识防控文件材料的重要性。疫情暴发以来，学校认真落实要求，扎实开展疫情防控工作，形成了大量具有保存价值的文件材料，这是抗击疫情的真实记录，对工作查考、历史研究、经验借鉴具有重要意义，要务必提高思想认识，将这些珍贵资料收集好、整理好、保存好，将这段历史凝练、传承下去。

2.严格管理要求，认真落实文件材料归档制度。各单位要明确领导责任和人员职责，执行好防疫文件材料收集要求，做到管理责任落实、资料收集齐全、文件整理规范、移交及时安全，同时办公室要做好督促指导，细化流程标准，切实做到疫情防控工作文件材料“应收尽收、应归尽归、随办随归”。其中，文字材料要内容真实，积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明，内容完整，画面清晰流畅；实物档案要求提供原件，移交前做好消毒工作。所提供的各类档案材料请附简要内容说明，包括时间、地点、人物、事由、摄影摄像者等情况介绍，并注明作者姓名、单位及联系方式。

3.强化工作标准，准确实施文件材料归档标准。要按照归档范围，认真落实学校档案管理系列制度要求，规范档案标准，除文书档案外，其他门类的归档材料要注意保留实物（或数据资料），做到严谨细致、一丝不苟、精益求精，将疫情防控工作文件材料收集归档工作抓实抓细，必须在5月12日当天完成移交。

4.搞好宣传发动，全面征集疫情防控档案资料。征集以自愿捐赠为主，热忱欢迎有捐赠意愿的广大师生通过发送邮件，或者来函、来电、来人联系等方式商洽征集档案资料具体事宜；凡经审核征集入馆的档案资料均归国家所有，捐赠者对其捐赠的档案资料享有优先利用权，并可对档案资料中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见；对自愿捐赠档案资料的机构和个人，档案室将按照有关规定办理入馆登记手续。

五、联系方式

联系部门：湖北幼儿师范高等专科学校档案室

联 系 人：刘老师

联系电话：027-87821075

联系地址：鄂州市葛店经济技术开发区高新东路特1号

邮政编码：436032

             湖北幼儿师范高等专科学校

              2020年5月6日